Документы

Политика в отношении обработки персональных данных

ООО «ГМС» · сервис «Бот Диспетчер»

1. Общие положения

Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных при использовании сайта botdispatcher.ru, сервиса «Бот Диспетчер», личного кабинета и чат-бота в мессенджере MAX.

Владельцем и правообладателем программного обеспечения и сервиса «Бот Диспетчер» является Общество с ограниченной ответственностью «Городская метрологическая служба», ИНН 1658217847, ОГРН 1191690041465, адрес: 420034, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Декабристов, д. 115.

Политика применяется в случаях, когда ООО «ГМС» самостоятельно определяет цели и средства обработки персональных данных. При оформлении жителем обращения по вопросам управления многоквартирным домом оператором персональных данных для цели приема и исполнения такого обращения является соответствующая управляющая организация, а ООО «ГМС» осуществляет техническую обработку данных по ее поручению.

2. Категории субъектов и цели обработки

  • жители и иные пользователи чат-бота — прием, формирование, маршрутизация и сопровождение обращений;
  • пользователи личного кабинета — создание учетной записи, авторизация, управление доступом и обеспечение безопасности;
  • представители управляющих организаций и контрагентов — исполнение договоров, техническая поддержка и взаимодействие;
  • посетители сайта — обеспечение работы сайта, безопасность, анализ посещаемости при использовании разрешенной аналитики;
  • клиенты ООО «ГМС» по собственным услугам — оформление, сопровождение и исполнение соответствующей заявки.

3. Состав обрабатываемых данных

В зависимости от сценария и цели могут обрабатываться:

  • имя и/или ФИО, если оно необходимо или указано пользователем;
  • номер телефона;
  • идентификатор пользователя MAX и технические идентификаторы сессии;
  • адрес многоквартирного дома и номер квартиры;
  • категория и текст сформированной заявки;
  • фотографии и файлы, приложенные пользователем к заявке;
  • дата, время, статусы и история обработки заявки;
  • данные учетной записи сотрудника УК: ФИО, должность, телефон и/или e-mail, роль и принадлежность к организации;
  • технические данные, необходимые для безопасности и функционирования сайта и сервиса: IP-адрес, сведения о браузере/устройстве, журналы событий и cookie.

Сервис не предназначен для целенаправленного сбора специальных категорий персональных данных, биометрических данных, паспортных или банковских данных жителей в рамках обычной заявки в УК.

4. Обращения жителей в управляющую организацию

При оформлении обращения через MAX пользователю до ввода контактных данных сообщается наименование управляющей организации и адрес дома. Контактные данные рекомендуется запрашивать в личном диалоге с ботом, а не в общем домовом чате.

ООО «ГМС» получает данные через «Бот Диспетчер», формирует заявку, сохраняет данные сформированной заявки и предоставляет их соответствующей управляющей организации через предусмотренные интеграции. Полная переписка общего домового чата как самостоятельный архив в системе не сохраняется.

Каждая управляющая организация получает доступ только к относящимся к ней домам, обращениям и данным пользователей. Доступ сотрудников разграничивается по учетным записям и ролям.

5. Способы обработки и передачи

Обработка может осуществляться автоматизированным и смешанным способом. В зависимости от настроек конкретной управляющей организации заявка может передаваться или быть доступна через личный кабинет BotDispatcher, собственную CRM, CRM управляющей организации, API, e-mail и/или MAX.

Передача данных иному коммерческому исполнителю для самостоятельной услуги осуществляется только при наличии соответствующего правового основания и после предоставления пользователю необходимой информации. Если для такой передачи требуется согласие, оно оформляется отдельно.

6. Сроки хранения и удаление

Данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки и применимые правовые основания. Для закрытых заявок в системе может применяться срок хранения до 3 лет, если более короткий срок не установлен целью обработки, договором/поручением управляющей организации, требованием субъекта или законодательством.

После истечения применимого срока персональные данные удаляются или уничтожаются, если отсутствует законное основание для дальнейшего хранения. Допускается сохранение обезличенной статистики, не позволяющей определить конкретного пользователя.

7. Сайт, cookie и Яндекс Метрика

На сайте botdispatcher.ru используются технические cookie, необходимые для работы сайта, авторизации и безопасности. На публичных страницах может использоваться сервис Яндекс Метрика для анализа посещаемости.

При использовании Яндекс Метрики могут обрабатываться технические сведения о посещении, браузере, устройстве, IP-адресе, cookie и действиях на публичных страницах. ООО «ГМС» не должно передавать в обычные параметры Метрики ФИО, телефон, адрес, номер квартиры, содержание заявки и иные напрямую идентифицирующие сведения.

В личном кабинете и на страницах, содержащих персональные данные жителей и содержание заявок, аналитический счетчик и Вебвизор должны быть отключены либо настроены таким образом, чтобы персональные данные не передавались в систему аналитики.

Пользователю предоставляется информация об использовании аналитических cookie и возможность управлять их использованием в случаях, когда это требуется применимыми правилами и выбранной технической моделью сайта.

8. Защита персональных данных

  • разграничение доступа по организациям, домам и ролям;
  • индивидуальные учетные записи и аутентификация;
  • журналирование значимых действий с данными;
  • защищенное соединение HTTPS;
  • ограничение доступа сотрудников по принципу необходимости;
  • резервное копирование и контроль восстановления;
  • защита интеграционных ключей и токенов;
  • реагирование на инциденты информационной безопасности;
  • периодическое обновление и совершенствование мер защиты.

9. Права пользователя

Субъект персональных данных вправе получать предусмотренную законодательством информацию об обработке своих данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения при наличии оснований, а также отозвать согласие, если обработка осуществляется на основании согласия.

Обращения в адрес ООО «ГМС»: domcrm.tech@mail.ru; почтовый адрес: 420034, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Декабристов, д. 115. Если оператором данных по конкретному обращению является управляющая организация, запрос может быть направлен непосредственно ей либо через сервис для последующей маршрутизации.

10. Изменение Политики

Актуальная редакция Политики размещается в открытом доступе на сайте botdispatcher.ru. Политика действует с даты публикации новой редакции и до ее замены.